May 22, 2011

章毎のWord文書ファイル保存のススメ

多くの企業で文書を作成する際、特別な事がない限りは誰もが真っ先にWordを使う。数ページ程度の書類ならば1人で済むうえにお決まりの事務文書ならテンプレートファイルを使えば良い。ただし、Wordで複数の章で成る数十ページから数百ページに及ぶ文書を作る場合には巧くいかない。いくつかの試練を乗り越える必要がある。その試練の中から今回は次の2点に限定して策を考えたい。

  1. 加筆修正をするページへ移動するのに見出しマップを使っても耐え難い苦悩の解決。
  2. 文書レイアウトが崩れと同時に文章が消失し、死にものぐるいの書き直し作業の回避。

結論として、これらを解決するためには章毎にWordファイルを作成しそれらを別のWordファイルにリンクして統合する。その理由は次の通りだ。

  1. 章毎にファイルを分割、修正に関係する部分のみを開く事が可能。ページ移動が楽になる。
  2. 統合にはリンクを利用、修正した箇所のみに限定して反映可能。不要な誤修正を防ぐ。
  3. 章毎にファイルを分割しているため、レイアウト崩れによる文章の紛失を最低限に回避できる。
  4. Word文書の全渡し、必要な部分に関係するファイルだけに限定して渡すことが可能。

リンクして統合する方法

  1. 上部のメニュー > 挿入 > ファイル を選択。ダイアログウィンドウが出る。
  2. 1のウィンドウで 「ファイルをリンク」にチェックを入れ、ファイルを選択する。

条件

  1. 予め段落番号(章番号などに利用)を割り振っておく必要がある。

課題

  1. リンクにはフルパスを使用する。そのため関連するWord文書の場所を変えた場合フィールドコートのパスを変更する必要がある。
  2. INCLUDETEXT "Macintosh HD:Users:yourname:Desktop: document1.docx"
  3. PDF出力したすると、そのPDFの目次にはリンクが付かずページジャンプ不可能。